การแนะนำความหมายของเครื่องมือใน GMail

หน้าจอหลัก ของ Gmail จะแบ่งได้เป็นสองส่วน ทางด้านซ้ายคือ กลุ่มของ menu ต่างๆ รวมถึงกล่องจดหมาย โดยในกรณีของ Gmail เราจะเรียกว่าเป็น ป้ายชื่อ ยกเว้น Starred และ Important ซึ่งเป็นกลุ่มของจดหมายที่จะจัดเรียงลำดับตามความสำคัญ หรือ Label ที่เรากำหนดให้กับตัวจดหมาย โดยป้ายชื่อที่ตั้งให้อัตโนมัติ สำหรับจดหมายขาเข้า คือ Inbox ดังนั้นคุณจึงเห็นจดหมายขาเข้าทุกฉบับได้ใน Inbox เรื่องของป้ายชื่อเราจะได้กล่าวถึงในภายหลัง ความหมายคร่าวๆของแต่ละรายการเป็นดังนี้

การอ่านเมล์

• ในระบบของ Gmail จดหมายที่มีผู้ส่ง และ ผู้รับ ในชุดเดียวกัน เช่น มีจดหมายส่งมาที่คุณ และ คุณได้ reply กลับไป จากนั้น ผู้ส่งในกลุ่มเดิม หรือ ในกลุ่มของ CC เดียวกันในจดหมาย ได้ตอบกลับมาที่คุณ ชุดของจดหมายนั้นทั้งหมด (3 ฉบับ) จะถูกจัดรวมไว้ในชุดจดหมายเดียวกันเรียกว่า conversation โดยจดหมายที่คุณได้รับใหม่ในชุด conversation เดิมนั้น จะไม่ถูกแสดงในรายชื่อจดหมายใหม่ แต่จะถูกแสดงเป็นชื่อสี่เข้ม ในชุด conversation เดิม ซึ่งหมายถึง มีจดหมายใหม่เพิ่มมาในชุด conversation นั้นๆ ซึ่งเป็นลักษณะการใช้งานที่แตกต่างจากระบบ email ทั่วๆไป คุณสามารถที่จะยกเลิกระบบนี้ได้ โดยการตั้งค่าดังนี้ Setting -> General -> Conversation View On / Off หากคุณตั้งเป็น Off ระบบจะปรับการเรียงจดหมายใหม่เป็นรูปแบบของ email ทั่วๆไป แต่คุณอาจจำเป็นต้องทิ้งระยะไว้ซักครู่แล้ว refresh หน้าจอเพื่อให้ระบบทำงาน (อย่าลืมกด save change ทุกครั้งที่มีการตั้งค่าใน Setting)

การกำหนด Star

• คุณสามารถกำหนดจำนวน star ให้กับจดหมายได้ โดยการ click ที่รูปดาวหน้าข้อความ ซึ่งจดหมาย (ชุดของ conversation) ที่ได้รับ star จะถูกนำไปเรียงไว้เป็นลำดับต้นๆในกล่องจดหมายที่ชื่อว่า Starred โดยคุณสามารถกำหนดจำนวนดาวที่จะใช้ได้ ปกติใช้ 1 ดวง โดยตั้งค่าที่ Setting -> General -> Stars ซึ่งสามารถใช้ได้สามแบบคือ 1 ดวง 4 ดวง และ ครบทุกดวงที่ Gmail มีให้

การสร้าง Label

• การสร้าง Label หรือ ป้ายชื่อ มีลักษณะใกล้เคียงกับการสร้างกล่องจดหมายในระบบ email ทั่วๆไป ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือชุดของ conversation หนึ่งๆ สามารถติดป้ายชื่อได้หลายอัน หมายความว่า ชุดของ conversation เดียวกันนี้ สามารถอยู่ได้ในกล่องจดหมายหลายๆกล่องพร้อมกัน ทั้งนี้เพื่อประโยชน์ในการจัดกลุ่มของข้อความและการค้นหา การสร้างป้ายชื่อทำได้ง่ายๆเพียง click ที่ New Label และกำหนดชื่อที่ต้องการลงไป

การติด Label

• เมื่อคุณต้องการติดป้ายชื่อให้กับจดหมาย ทำได้ง่ายเพียงเปิดจดหมายตามปกติ แล้ว click ที่ ไอคอนเครื่องหมายป้ายชื่อ แล้ว check ที่หน้าป้ายชื่อที่ต้องการ จดหมายที่ได้รับการติดป้ายชื่อ จะมีป้ายชื่อแสดงไว้หน้า subject โดยป้ายชื่อที่เป็นชื่อเดียวกับกล่องจดหมายที่เปิดอยู่จะไม่ถูกแสดงขึ้นมา หากต้องการเอาป้ายชื่อออกก็เพียงแค่ uncheck ออก ผ่านทางเมนูเดียวกัน อย่างไรก็ตาม ป้ายชื่อ Inbox ไม่สามารถยกเลิกได้

การกำหนดสีให้ Label

• ในแถบแสดงป้ายชื่อด้านซ้ายมือ นำ mouse ไปวางไว้ที่ชื่อ Label ซักพัก จะปรากฎไอคอนรูปสามเหลี่ยมเล็กด้านขาวมือ click ที่ icon จะสามารถกำหนดสีให้กับ Label ได้